Milan Čanky
Share This
Scroll Down
Kategórie
//5 nástrojov na efektívnejšiu prácu

5 nástrojov na efektívnejšiu prácu

Kategória : Rady & Tipy

Stále tu máme krízu okolo Covid-19, a tak je možno čas dať si veci do poriadku a pozrieť sa na efektivitu svojej práce. V bežnom kolobehu, v záplave povinností, si častokrát nevieme nájsť priestor na niektoré veci, ktoré sú potrebné pre našu prácu a odsúvame ich na druhú koľaj. Možno práve teraz je čas sa pozrieť na svoju prácu a pokúsiť sa v nej spraviť poriadok a zvýšiť tak efektivitu. V dnešnom článku som pripravil a popísal 5 nástrojov, ktoré mne osobne pomáhajú udržať si vo veciach poriadok za každých okolností. Možno sa vám niektoré z nich budú hodiť.

1.Gmail – www.gmail.com

Áno na prvom mieste je Gmail ako ideálny nástroj na emailovú komunikáciu. Počas niekoľkých rokov som vyskúšal snáď všetkých mailových klientov od Outlooku, cez thunderbird, ios mail až po menej známe nástroje ako Spark či Airmail. Aj keď musím povedať, že rozhranie Gmailu pre mňa nie je ideálne, ale čo sa týka funkčnosti a flexibility používania, je to ideálny partner na prácu. Jeho hlavnou výhodou je, že sa môžete pripojiť kdekoľvek, kedykoľvek a hlavne u kohokoľvek a všetky potrebné informácie, ktoré v danom momente potrebujete mát ihneď k dispozícii a nájdete ich tam, kde ste ich nechali naposledy. Ďalšou obrovskou výhodou používania Gmailu je množstvo rozšírení, ktoré ponúka a vy si tak prácu môžete uľahčiť ešte viac.

Tu je niekoľko užitočných rozšírení, ktoré pri práci s Gmailom používam aj ja:


Gmelius – www.gmelius.com

Rozšírenie, ktoré ponúka neskutočné množstvo funkcii, ale ak mám byť úprimný, využívam len dve. Ako som v úvode článku naznačil, presne na to nemám čas, aby som preskúmal a využil celý potenciál tohto nástroja. Mne je nápomocný hlavne pri sledovaní odoslaných mailov. Každý odoslaný mail si viem odsledovať a mám tak prehľad kedy a koľkokrát si ho príjemca otvoril. S týmto nástrojom sa vám už nestane klasická výhovorka od klienta, že faktúra nebola zaplatená lebo mu žiadna neprišla, alebo výhovorka od kolegu, ktorý váš email nenašiel dokonca ani v spame. J Druhou funkciou, ktorú využívam sú tzv. Boardy kde mám pripravené možné varianty na evidovanie platieb, prácu s potenciálnymi klientmi alebo vybavovanie mailov.

Evidencia platieb v Gmelius board

CloudHQ – www.cloudhq.net

Ďalším nástrojom, ktorý používam je CloudHQ a jeho rozšírenie Gmail email links. Poštu si vždy priraďujem do priečinkov podľa klientov alebo ľudí a na konci dňa musí byť priečinok doručenej pošty prázdny – asi choroba. To znamená, že všetky emaily musia byť vybavené. Pokiaľ však nie je možné email vybaviť obratom, potrebujem ho evidovať v kalendári, že je potrebné na daný email odpovedať. Aby som ho potom nemusel v priečinku hľadať, pomocou rozšírenia si vytvorím jedinečnú url adresu pre daný email, ktorú následne pripojím do pripomienky a keď príde čas na odpovedanie, viem si email otvoriť jedným kliknutím behom sekundy.


Boomerang –  www.boomeranggmail.com

Opäť nástroj, ktorý ponúka množstvo možností, ale využívam len jednu. Pause Inboox. Poznáte to, niečo potrebujete dokončiť a na niečo sa potrebujete sústrediť, ale neustále vám pípajú nové a nové emaily s novými taskami od kolegov a klientov a vám na pozadí už beží ako to máte všetko stíhať. Presne na to je ako stvorený Boomerang. Na mobile zapnem režim lietadlo a na Gmail účte Boomerang, ktorý nepustí do môjho zoznamu ani jeden email a ja sa tak viem sústrediť len nato čo potrebujem práve urobiť. Depresiu odložím na neskôr keď sa opäť vrátim k životu.


2.BusyCal – www.busymac.com

Pane a bože. Aký som ja vďačný za tento nástroj. Neustále prepínanie medzi pripomienkami a kalendármi. Plánovanie vybavovanie podľa času – nereálne. A potom sa to stalo. Našiel som nástroj, kde si viem plánovať pripomienky a kalendár na jednom mieste.

Pôvodne som používal Fantastical 2, ktorý však po upgrade na Fantastical 3 prestal bezproblémovo fungovať a neustále padanie aplikácie a neschopnosť synchronizácie medzi jednotlivými device ma donútili prejsť na BusyCall, ktorý mám spárovaný s ďalšími kalendármi a pripomienkami a mám tak všetko na jednom mieste. Neviem, či som bol spokojnejší s nejakým nástrojom tak ako s BusyCall. Hlavne ak máte viacero projektov, kde ste prihlásený vo viacerých kalendároch a pripomienkach, je dosť ťažké si zladiť čas tak, aby ste si nepridali dva meetingy na jeden čas – teda aspoň pre mňa to bolo. S týmto nástrojom sa vám to nestane.

Prepínanie zobrazení medzi dňami, týždňami, mesiacmi, Info Panel, kde máte všetky potrebné informácie k danej pripomienke, nastavenie Travel time, aby ste nikdy nemeškali na stretnutie, menu bar na domovskej obrazovke, Quick entry, Smart filters, tagy, počasie, vkladanie grafiky, integrácia kontaktov a samostatné appky pre Mac, mobil a tablet. Práca s týmto nástrojom vám život naozaj uľahčí.

3.Monday.com – www.monday.com

Pracujem vo viacerých spoločnostiach. Či už je to môj bočný projekt, externá spolupráca alebo plnohodnotný “fulltime“ job, v každej používajú iný interný nástroj na prideľovanie a sledovanie úloh. Prešiel som si cez nástroje ako Trello, Basecamp, Asana, Frello a mnoho iných, avšak žiadny nástroj nedokázal to čo Monday.com. Jednoznačne momentálne najlepší a najflexibilnejší nástroj, ktorý je na trhu. Je prehľadný, intuitívny, rozhranie vyzerá fantasticky, a to najpodstatnejšie.

Nahradíte ním dá sa povedať všetko, čo vo firme používate na jej riadenie. Jediná funkcia, ktorá mu chýba je interný chat, vďaka ktorému by ste nahradili aj Slack. Rozpisovať čo všetko dokáže by bolo na dlho, a tak bude lepšie keď navštívite webstránku a vyskúšate 30 dňovú trial verziu. Vo všetkých spoločnostiach, kde sa obšmietam, lákam ľudí na prechod do Monday.com a zatiaľ mám len pozitívne ohlasy.

4.Onenote – www.onenote.com

Pokiaľ potrebujete mať svoje poznámky rozdelené podľa firiem, následne do priečinkov podľa kategórie a potrebujete deliť ešte ďalej na jednotlivé strany a tam vaša organizácia nekončí, tak jednoznačne Onenote. Vzhľadom sa mi páčil viac Evernote, ktorý som používal pôvodne, ale jeho veľkou nevýhodou bolo lagovanie pri naplnení poznámok fotkami, videami a inými súbormi. Keď pracujem na stratégii, kde riešime aj kreatívne cesty a pripravujeme kampane, fotím a ukladám si všetko čo si myslím, že by sa mi mohlo neskôr zísť. Páči sa mi farebná kombinácia na citylighte? Fotka, nahratie, uloženie. Páči sa mi záber vo filme a chcem ho použiť v reklame? Video, nahratie, uloženie. Páči sa mi štýl hudby v reklame? Zvukový záznam, nahratie uloženie. Všetko, ale doslova všetko čo viem pri klientovi použiť si ukladám aj keď v konečnom dôsledku z toho použijem ako inšpiráciu len mizivé percento a niekedy nič. Ale radšej mať všetko uložené a nevyužiť, ako neuložiť a potom stráviť hodiny na internete kým sa dostanem k tomu čo som chcel použiť.

5.Toggl – www.toggl.com

Ako pracovať efektívne, keď nemáte prehľad čo vám koľko trvá? Toggl je nástroj vďaka ktorému zistíte, či to vaše moderné vyhorenie, ako sa tomu dnes hovorí, je skutočné alebo len vaša domnienka. Rovnako vám povie, či so svojim časom narábate efektívne. Keď som začínal v reklame, snažil som sa robiť všetko – ešte som nemal presné zameranie čomu sa chcem venovať naplno, a tak keď bola príležitosť, pracoval som na jednoduchých grafických prácach, tak aj na kreslení webov, tvorbe PPC kampaní, SEO a pod.

Neskôr som potreboval svoj čas zefektívniť a keďže deň má len 24 hodín a pribúdajúcimi projektami som už nevládal pokrývať jednotlivé úlohy, tak som sa začal riadiť heslom čas sú peniaze a trackoval som si počas troch mesiacov jednotlivé úlohy koľko mi trvajú, koľko si za dané úlohy účtujem, koľko by si za tie úlohy účtovali špecialisti a ako by som ten čas vedel využiť efektívnejšie.

Uvediem príklad zo začiatkov. Klient mi okrem iného platil za správu PPC reklám 10 hodín po 20€ na hodinu. Môj zárobok z PPC reklám bol 200€, ale keďže som sa vtedy už PPC veľmi nevenoval ( za samotný účet ma pochválil aj sám najvyšší Martin Bulák, takže to zle určite nebolo ), vždy keď som chcel na účte urobiť zmeny alebo zapracovať novinky musel som sa dovzdelávať, pozrieť tutoriály a stráviť ďalších 10 hod. študovaním. Takže síce som klientovi účtoval 10 hodín práce, ale ja som na tom robil 20 hodín čo už nebolo 20€ na hodinu, ale len 10€ a tak som sa spýtal špecialistov, či sa o daný účet vedia starať za 200€ mesačne, ktoré som im platil a ja som tak síce prišiel o 200€ mesačne, ale ušetrených 20 hodín som následne vedel využiť na projektoch, kde som si účtoval 400€. Jednoduchou optimalizáciou času som neprišiel o 200€, ale 200€ som naopak získal navyše.

Bonus – ďalšie nástroje, ktoré pri práci používam:

Walletapp – www.budgetbakers.com – s touto appkou budete mať dokonalý prehľad o vašich financiách a už sa nebudete pýtať ako je to možné, že robíte od rána do večera a na účte prievan. Aplikácia vám piatkové výjazdy do mesta pekne vyčísli a vám ostanú len oči pre plač J

Dashlane – www.dashlane.com – milión registrácii, všade iné heslo a nikdy neviete, kde ste aké použili? Alebo jedno heslo do všetkých účtov a keď sa niekto nabúra do jedného, tak sa vám to zrúti ako domček z kariet? Dashlane je aplikácie na generovanie a automatické ukladanie hesiel a vy tak môžete kľudne spávať s pocitom bezpečných hesiel, bez potreby neustáleho resetovania prístupu do účtu.

Whereby – www.whereby.com – asi najjednoduchší nástroj na video hovory, ktoré prebiehajú priamo v prehliadači a pripájate sa cez jednoduchý link. Samozrejme existujú aj sofistikovanejšie nástroje ako Skype for Business, Microsoft Teams a pod., ale tie nemá každý a Whereby zatiaľ nesklamalo.

Spotify – www.spotify.com – asi netreba vysvetľovať

  • 0 komentárov

Zanechajte komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Niečo o mne 03.

                                                       
Milan Čanky
                                                       

Svoj celý pracovný život som zasvetil online svetu reklamy kde sa pohybujem už okolo 5 rokov a klientom pomáham v tomto svete preraziť. Pracoval som pre rôzne spoločnosti ako marketingový manažér, neskôr ako freelancer a momentálne pracujem ako digitálny stratég pre reklamnú agentúru SCR interactive.

Napíšte mi
Zavrieť